Cách định dạng, chọn vùng in trong Excel, xem trước khi in trong Excel

Nguồn bài viết: Cách định dạng, chọn vùng in trong Excel, xem trước khi in trong Excel

Áp dụng cho Excel 20007, 2010, 2013… và 2021….

Như các bạn đã biết, để học và làm việc tốt với Excel, ngoài việc phải học rất nhiều công thức, thủ thuật, .. chúng ta còn phải thường xuyên sử dụng nó để nâng cao kỹ năng của mình. kỹ năng và kinh nghiệm xử lý tệp Excel.

Mình thấy trong Excel có một kỹ năng rất cơ bản đó là xử lý file tài liệu Excel trước khi in, tuy nhiên nhiều bạn đang học Excel vẫn chưa hiểu rõ nhất là đối với các bạn mới làm quen với Excel và các bạn mới làm quen với Excel. Tôi tự học trong Excel.

Nhưng mình nghĩ không chỉ người mới, ngay cả những người làm việc nhiều với Excel cũng có thể không biết cách xử lý file Excel trước khi in hoặc biết nhưng chưa chính xác.

Vì vậy, trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn cách chỉnh sửa, chọn vùng in trong file Excel và định dạng file Excel chuẩn nhất trước khi in. Để hạn chế tối đa sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong công việc.

Đọc thêm:

#Đầu tiên. Lấy lại công cụ để xem các tệp Excel trước khi in (Xem trước khi in)

Trong Excel 2007 và các phiên bản mới hơn, biểu tượng tính năng Print Privew mặc định bị ẩn, không giống như phiên bản Excel 2003. Vì vậy, chúng tôi sẽ tạo biểu tượng này bằng cách:

Trình diễn: Tại thanh Quick Access, click vào hình tam giác thả xuống để mở Quick Access Toolbar => kiểm tra tính năng Print Preview and Print để thêm nó vào thanh Truy cập nhanh.

Lời khuyên tốt: Ngoài việc sử dụng biểu tượng Xem thử bản in sau đó bạn có thể nhanh chóng sử dụng các tổ hợp phím Ctrl + F2 để xem văn bản trước khi in => sau đó nhấn Close Print Preview để tắt tính năng này.

# 2. Thao tác tài liệu trước khi in

+ Bước 1: Đầu tiên, bật tệp Excel bạn muốn in (tức là tệp Excel mới được nhập và chưa được chỉnh sửa gì cả). Ví dụ, tôi có một tệp Excel vừa được chỉnh sửa như sau:

Bạn chuyển sang tab Page Layout Hãy thiết lập một chút.

+ Bước 2: Bây giờ đánh dấu toàn bộ khu vực bạn muốn in => sau đó nhấp vào Print Area => chọn tiếp theo Set Print Area để chọn khu vực bạn muốn in tệp Excel.

+ Bước 3: Như bạn thấy trong hình trên, chúng ta nên tạo khung cho vùng nội dung, vùng ký tên và ngày tháng là không cần thiết. Điều này sẽ giúp tập tin Excel có bố cục đẹp và chuyên nghiệp hơn.

Trình diễn:

Bôi đen vùng nội dung (vùng muốn đóng khung) => sau đó click chuột phải vào vùng vừa bôi đen => chọn Format Cells… như hình bên dưới.

Tiếp theo bạn chuyển sang tab Border => bấm vào Outline => bấm tiếp theo Inside và bấm OK để tạo khung ô cho Excel.

Tại đây, bạn có thể điều chỉnh theo ý thích của mình cho phù hợp với văn bản cần in!

+ Bước 4: Bạn chọn Size và chọn khổ giấy của máy in mà bạn định in bản sao Excel.

+ Bước 5: Tiếp theo chọn Orientation sau đó chọn kiểu in:

• Cảnh quan: Nếu bạn muốn in theo chiều dọc của trang.
• Chân dung: Nếu bạn muốn in theo chiều ngang.

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn để lựa chọn cho phù hợp cũng như ý định in ấn của bạn.

+ Bước 6: Nhấp chuột Margins để chọn căn chỉnh in hoặc chọn Custom Margins để tùy chỉnh lề giấy cho bản in.

Và tiếp theo, bạn có thể sử dụng chế độ xem trước khi in (Print Privew) hoặc nhấn Ctrl + F2 để xem trước bản in của bạn trên giấy sẽ như thế nào.

In hình ảnh xem trước tệp. Đây là hình ảnh tệp Excel sau khi bạn in ra.

Có một thiếu sót nhỏ là khu vực tiêu đề, phần phụ lục sẽ chỉ xuất hiện ở trang đầu tiên dưới dạng File mặc định chứ không xuất hiện trên tất cả các trang (nếu là File Excel có nội dung dài) nên chúng ta thừa một bước. hơn nữa để hoàn thành trước khi in.

# 3. Cách in Tiêu đề, Phụ lục .. cho tất cả các trang tính Excel

+ Bước 1: Vui lòng chọn tab Page Layout => chọn tiếp theo Print Titles.

+ Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup bạn chọn Trang tính => và nhấp vào hộp Rows to repeat at top như hình bên dưới.

+ Bước 3: Sau đó bạn rê chuột để chọn các ô phụ lục (hoặc tiêu đề) muốn xuất hiện trên đầu mỗi sheet Excel => sau đó nhấp chuột Enter.

+ Bước 4: Tiếp theo bạn chọn OK để hoàn tất thiết lập.

#4. Căn chỉnh các ô, lề giấy ngang và dọc trước khi in tệp Excel

+ Bước 1: Bạn bấm vào biểu tượng kính lúp để xem trước file Excel khi in.

Sau đó, bạn chọn nút căn chỉnh giấy ở góc dưới cùng bên phải màn hình để căn các ô cho phù hợp và đẹp mắt (nói chung là sao cho phù hợp nhất với bạn) => rồi bấm vào ô căn chỉnh lại. có để hoàn thành.

Ghi chú: Trên Excel 2007, nếu bạn muốn sử dụng tính năng căn chỉnh này, thì sau khi nhấn Ctrl + F2 Để sử dụng tính năng Print Privew => vui lòng đánh dấu vào ô Show Margins chỉnh sửa. Sau khi chỉnh sửa, bỏ chọn để hoàn thành.

Tại đây, bạn sẽ thấy Tệp Excel được căn chỉnh đẹp mắt và các tiêu đề phụ lục được đặt trên mỗi trang giống như trang đầu tiên của bạn.

Và đây là thành quả sau khi mình định dạng và căn chỉnh xong! Không tồi phải không?

+ Bước 2: Bây giờ bạn chỉ cần nhấp vào File => chọn Print hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để thực hiện in. Ở đây bạn thiết lập như sau:

• ^{(Đầu tiên)} Tên: Chọn máy in bạn muốn sử dụng.
• ⁽²⁾ Những trang được in: Chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang, hoặc đánh dấu vào Page(s) sau đó nhập số trang bạn muốn in (từ… đến…)
• ⁽³⁾ Bản sao: Số lượng bản sao bạn muốn in.
• ⁽⁴⁾ Nhấn OK để thực hiện in.

# 5. Phần kết

Ok vậy là mình đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn rồi Định dạng tệp Excel, căn chỉnh, chỉnh sửa và chọn vùng in trong Excel được thôi. Đây là những kiến ​​thức cơ bản mà bạn NÊN BIẾT nếu muốn làm việc với Excel một cách hiệu quả.

Hy vọng những thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho bạn. Chúc may mắn !

Cộng tác viên: Lương Trung

Bài viết đạt: 4,2 / 5 sao – (Có 20 lượt đánh giá)

Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!

Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Excel

Nguồn : congthucexcel.com

Mọi sự sao chép, trích dẫn vui lòng ghi rõ nguồn: congthucexcel.com

from congthucexcel.com https://ift.tt/MsL4DP2
via Congthucexcel.com