Hướng dẫn trộn thư, trộn dữ liệu trong Excel để gửi Email hàng loạt
Nguồn bài viết: Hướng dẫn trộn thư, trộn dữ liệu trong Excel để gửi Email hàng loạt
Bạn là một nhân viên kế toán, một nhà tiếp thị trực tuyến, bạn chuyên làm tiếp thị liên kết, chăm sóc khách hàng hay đơn giản bạn là trưởng nhóm của một đội nào đó ..
Vâng, nếu bạn đang đảm nhiệm những công việc như vậy thì việc gửi những email quảng cáo, tiếp thị hay thông báo một sự kiện đến tất cả các thành viên và đối tác là điều không thể tránh khỏi. .
Không giống như gửi email hàng loạt như tài liệu thông thường, gửi email danh sách thành viên, đối tác .. bạn không được sử dụng cùng một nội dung.
Thực ra là có nhưng rất thiếu chuyên nghiệp và nhiều trường hợp bạn không thể áp dụng cách này. Vì nó còn liên quan đến tên, số điện thoại, lương hay thưởng …. nữa.
Với việc gửi email cho một số lượng lớn người như vậy, cộng với nội dung không đồng nhất chắc chắn sẽ chiếm rất nhiều thời gian của bạn tại đây.
Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải dò tìm email của từng người để nhập và gửi tin nhắn cho họ? Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng trong công việc thì đây là một bài viết tuyệt vời dành cho bạn.
Và đó sẽ là dĩ vãng vì trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách gửi Email hàng loạt thông qua bộ công cụ Microsoft Office. Cụ thể, chúng ta sẽ sử dụng ba ứng dụng trong bộ Office này là MS Excel, Word và Outlook.
Với các ứng dụng này, bạn có thể gửi hàng loạt email với nội dung riêng biệt cho các email khác nhau một cách cực kỳ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
#đầu tiên. Cách kết hợp thư để gửi email hàng loạt
+ Bước 1: Đầu tiên, bật ứng dụng Outlook. Bấm chọn File => chọn Info như hình bên dưới.
Ghi chú: Nếu bạn chưa cấu hình Email to Outlook thì có thể xem lại bài hướng dẫn cài đặt quản lý Gmail trên Microsoft Outlook mà mình đã hướng dẫn trước đây.
Nếu bạn đã định cấu hình Email trên Outlook, thì OK, bạn có thể bắt đầu phối thư ngay lập tức.
+ Bước 2: Bạn chuẩn bị một Tệp Excel với các trường bao gồm cả Email người nhận. Và một số trường nội dung để gửi.
Ví dụ ở đây mình sẽ Demo thống kê lương của nhân viên trong tháng với các thông tin cần thiết như lương, thưởng, phụ cấp khác nhau.
Tiếp theo bạn có thể rời đi Họ Tên của người nhận hoặc chỉ cần đặt một danh từ chung (Tên), điều này phụ thuộc vào tính chất công việc của bạn. Sau đó, lưu lại Tệp Excel.
+ Bước 3: Bạn bật ứng dụng MS Word của mình và nhập các thông tin cơ bản.
Trong đó, bạn sẽ để lại tất cả các trường mà bạn đã tạo trong Excel, Ví dụ trong phần Họ và tên (Ông, bà) thì bạn để trống để sau này trộn thư sẽ lấy thông tin từ bảng Excel và nhập vào khoảng trống này.
Ví dụ ở đây mình làm Demo một Email thông báo lương tháng 9 gửi cho toàn thể nhân viên. Các phần trống được tô màu vàng, bạn nên để trống các trường như Họ tên, Email, và các trường lương.
+ Bước 4: Tiếp theo bạn chọn Tab Maillings => chọn Select Recipients và bấm vào Use Existing List...
+ Bước 5: Sau đó, bạn tìm thấy Tệp Excel chứa các trường nội dung của bạn (Tệp Excel bạn đã chuẩn bị trong Bước 2 ở đó). Và bấm chọn File => chọn Open để thêm vào tệp Word.
+ Bước 6: Sau đó bạn bấm vào các ô trống => rồi bấm vào Insert Merge Field để chọn các trường tương ứng như hình bên dưới.
Sau khi chọn, chúng ta sẽ có được một file Word như hình bên dưới.
+ Bước 7: Sau khi nhập thành công các trường, hãy chọn công cụ Preview Results để xem trước nội dung và các trường bạn muốn gửi cho mỗi Email.
=> Bạn có thể bấm vào hai mũi tên như hình để xem các trường Email khác.
+ Bước 8: Tiếp theo bạn chọn Finish & Merge => sau đó bấm vào Send Email Messanges.
+ Bước 9: Ở cửa sổ Merre to Emailbạn chọn:
- To lớn là Email.
- Dòng phụ là Chủ đề của Email bạn muốn gửi hàng loạt.
=> Sau đó tích vào ô All để chọn gửi tất cả và nhấp vào ok để bắt đầu quá trình gửi.
Bây giờ bạn có thể thấy rằng Word của bạn đang Tải thông tin trên các trường khác nhau, để gửi đến từng Email được chỉ định trong Excel.
Để kiểm tra, bạn có thể đi tới ứng dụng Outlook và nhấp vào Sent Items và nhấp vào email mới gửi, bạn sẽ thấy nội dung mà bạn vừa gửi cho họ.
Nếu trong trường hợp bạn gửi Email với số lượng quá lớn, không thể kiểm tra theo cách trên, vui lòng bấm vào Send/Receive => bấm chọn Show Progress.
Trong cửa sổ Outlook Sen/ Receive Progress có màn hình Completed có vẻ như bạn đã hoàn thành việc gửi thư hàng loạt
Bây giờ mình sẽ đăng nhập vào một Gmail trên trình duyệt mà mình đã tạo Demo trong nhóm đó để xem kết quả.
Ok rất tốt phải không nào, các bạn lưu ý việc thay đổi nội dung của các trường Email này, phụ thuộc chủ yếu vào cách sắp xếp và xử lý File Excel gốc của bạn, các trường chủ đề trên Excel như, Họ và tên hoặc email….
Bạn không nên nhập các chữ cái có dấu để tránh sai sót. Cách này cũng có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016.
# 2. Phần kết
Được rồi, tôi vừa chia sẻ với bạn kỹ năng kết hợp email của tôi để gửi thư hàng loạt cho khách hàng, đồng nghiệp và đối tác của bạn.
Đây thực sự là một kỹ năng cần thiết, nó có thể áp dụng cho nhiều công việc và trong nhiều trường hợp khác.
Bạn có thể áp dụng và sáng tạo để giảm tải công việc, đồng thời bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Hi vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc may mắn !
CTV: Lương Trung – congthucexcel.com
Ghi chú: Bài viết này có hữu ích cho bạn không? Đừng quên đánh giá bài viết, thích và chia sẻ nó với bạn bè và gia đình của bạn!
Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Word
Nguồn : congthucexcel.com
Mọi sự sao chép, trích dẫn vui lòng ghi rõ nguồn: congthucexcel.com
from congthucexcel.com https://ift.tt/cTyIPSZ
via Congthucexcel.com
Nhận xét
Đăng nhận xét