Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Nguồn bài viết: Cách trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016

Kết hợp thư, kết hợp văn bản (Mail Merge) là một tính năng hữu ích mà Microsoft cũng cung cấp, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi áp dụng đúng lúc tính năng này. Bạn cần gửi một mẫu tài liệu cố định (thư mời, thông báo, thư cảm ơn, …) cho nhiều người, thay vì bạn phải viết từng trang cho một người, bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định với danh sách người nhận và sử dụng tính năng Kết hợp Thư. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng tính năng này, hãy tham khảo bài viết hướng dẫn dưới đây.

Bài viết hướng dẫn các bạn cách trộn thư, trộn tài liệu (Mail Merge) trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 bạn cũng thực hiện tương tự.

Bước 1: Mở tài liệu Word cần ghép, trên giao diện bạn chọn thẻ Thư -> Bắt đầu trộn thư -> Thuật sĩ trộn thư từng bước để mở các bước triển khai Mail Merge.

Bước 2: Chọn kiểu sẽ trộn cho văn bản Word, ví dụ ở đây dùng để viết MỜI nên chọn Bức thưlựa chọn tiếp theo Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu.

Bước 3: Tại đây bạn chọn tài liệu để bắt đầu trộn, ví ngay từ đầu đã mở tài liệu Word để trộn nên bạn chọn Sử dụng tài liệu hiện tại (sử dụng tài liệu hiện tại), chọn tiếp theo Tiếp theo: Chọn người nhận.

Bước 4: Ở bước này bạn cần thêm danh sách tên, hoặc địa chỉ .. để Word tự động thêm thông tin vào LỜI MỜI, nếu chưa có thì chọn Nhập danh sách mới Để tạo một cái mới, nếu có một danh sách thông tin trong tệp Excel:

Sau đó, bạn chọn Sử dụng danh sách hiện có (sử dụng danh sách có sẵn), sau đó chọn Duyệt qua để mở tệp hiện có đó (đây là tệp Excel).

Trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệubạn chọn tệp danh sách và nhấn Mở.

Lựa chọn tờ giấy chứa danh sách địa chỉ và nhấn VÂNG.

Trong hộp thoại Người nhận kết hợp thưmặc định tất cả người nhận đều được chọn, nếu bạn muốn không gửi cho ai thì trước tiên bạn có thể bỏ chọn tên người đó, sau khi chọn xong bạn bấm vào VÂNG.

họp báo Tiếp theo: Viết thư của bạn để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Ở đây để dễ hiểu hơn các bạn làm như sau: đưa con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, sau đó chọn Thư -> Chèn Trường Hợp nhất -> chọn trường thông tin phù hợp. Ví dụ tại dòng Chào mừng (Mr./Ms.) bạn chọn trường Họ và tênđường kẻ Năm sinh bạn chọn trường Năm sinhtại dòng địa chỉ bạn chọn trường Địa chỉ thường trú.

Hoặc bạn cũng có thể chọn trực tiếp trường trong cửa sổ Mail Merge ở bên phải, sau khi bạn đã thêm nó, hãy chọn Tiếp theo: Xem trước các bức thư của bạn để chuyển sang bước xem trước tin nhắn.

Bước 6: Để đảm bảo rằng danh sách thông tin xuất hiện chính xác ở vị trí của thư, hãy nhấp vào biểu tượng tiếp theo và Trước như hình bên dưới để xem từng tin nhắn (mỗi tin nhắn là tên 1 người, 1 địa chỉ tương ứng). Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa nội dung chính xác, bạn chọn Tiếp theo: Hoàn thành việc hợp nhất.

Lưu ý: Bạn cũng có thể xem tin nhắn trong Xem trước kết quả trong thẻ Thư từ.

Bước 7: Nếu bạn muốn in bức thư, hãy chọn In và cài đặt in, nếu không, hãy đóng cửa sổ Mail Merge.

Như vậy là bạn đã trộn thư, trộn văn bản (Mail Merge) trong Word 2016, từ nay nếu bạn cần soạn thư mời, gửi thư … mà cần gửi cho nhiều người thì bạn chỉ cần thực hiện thao tác trộn thư như trên. , Bạn sẽ rút ngắn được thời gian so với việc phải tự mình viết từng lá thư cho 1 người nhận. Chúc may mắn!

Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Word

Nguồn : Thủ Thuật Phần mềm

Mọi sự sao chép, trích dẫn vui lòng ghi rõ nguồn: congthucexcel.com

from congthucexcel.com https://ift.tt/KujsBYa
via Congthucexcel.com