Cách căn trang Excel để khi in vừa khít trang giấy A4

Nguồn bài viết: Cách căn trang Excel để khi in vừa khít trang giấy A4

Không giống như Word, Excel là một bảng tính có chiều rộng mở rộng theo cả chiều ngang và chiều dọc, do đó, đôi khi dữ liệu trên trang tính Excel sẽ vượt ra ngoài một trang giấy in A4. Do đó, khi muốn in tài liệu Excel vừa khổ giấy A4, bạn cần thực hiện theo các thủ thuật sau của ThuThuatPhanMem.vn.

1. Kiểm tra trang Excel trên giao diện in A4

Trước khi chúng ta đi vào căn chỉnh trang, trước tiên chúng ta hãy hiểu cách một trang tài liệu sẽ vượt quá phạm vi của một trang A4.

Như đã nói ở trên, bạn nên biết rằng giao diện của Excel là một bảng tính gần như không giới hạn để bạn có thể ghi chú và thống kê tài liệu. Nhưng khi in ra giấy, nó cũng sẽ có những ranh giới mà bạn không nhìn thấy. Để hiển thị giao diện trang in hoặc xem các giới hạn đó, bạn cần làm theo các bước sau.

Trước tiên, bạn cần đi đến dải băng Quang cảnh trên thanh công cụ. Ruy-băng này chứa các chức năng xem dữ liệu trong Excel để bạn có thể chọn một chế độ xem phù hợp nhất, bao gồm cả chế độ xem phân trang A4 để bạn có thể giới hạn dữ liệu trong trang in.

Trong dải băng Quang cảnh sẽ có mặt hàng Lượt xem Sách từ và trong phần này có một tùy chọn bạn có thể sử dụng đó là Xem trước ngắt trang. Các đường màu xanh lục được hiển thị trong dạng xem này là các đường phân giới cho bạn biết trang A4 đến từ đâu.

Bạn cũng có thể nhìn vào chữ nổi bị mờ để đếm số trang Trang 1, Trang 2, Trang 3… để biết thứ tự in của trang tính Excel.

Như bạn có thể thấy trong các ví dụ dưới đây, dữ liệu tạo ra trong bảng dữ liệu khá lớn và dàn trải nên một trang A4 không thể chứa hết nội dung của nó, vì vậy khi in Excel sẽ tách chúng ra thành các trang A4. khác biệt.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển sang chế độ xem Bố trí trang. Với chế độ này, bạn có thể thấy rằng trang tính Excel của mình được tách thành các trang trống khác nhau, trông giống như các trang trong Word.

Và đây là giới hạn trang A4 của Excel.

Như bạn có thể thấy, để dữ liệu Excel vừa với trang in A4, bạn cần phải thực hiện một chút chỉnh sửa khác nhau tùy thuộc vào dữ liệu trong trang của bạn.

2. Cách căn chỉnh các trang Excel cho vừa với khổ giấy A4 khi in ra

Có nhiều phương pháp để căn chỉnh trang tính Excel cho vừa với trang giấy A4. Các phương pháp này sẽ có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào cách bố trí của dữ liệu trang tính. Bạn có thể xem xét từng loại phương pháp bên dưới để xem phương pháp nào phù hợp nhất cho bảng tính Excel của mình.

2.1. Xoay ngang trang tính Excel trước khi in

Các sheet dữ liệu Excel khi được gửi đi in thường mặc định là trang dọc, nhưng nếu dữ liệu sheet của bạn là loại tài liệu trải theo chiều ngang vì có nhiều cột hoặc nhiều cột thì bạn cần xoay nó. Trải tờ giấy theo chiều ngang để vừa tất cả dữ liệu trong một tờ giấy A4.

Đầu tiên bạn phải đảm bảo rằng trang của bạn khi in ra sẽ ở khổ A4.

Bạn phải đi đến dải băng Bố trí trangở đây bạn sẽ thấy mặt hàng Thiết lập trangbạn nhấp vào biểu tượng Kích cỡ trong mục này. Với danh sách được hiển thị, hãy chọn A4 để thay đổi khổ giấy thành khổ giấy A4.

Sau đó, bạn tiếp tục thay đổi vòng xoay của trang. Vẫn trong dải băng Bố trí trang và mặt hàng Thiết lập trang nhưng lần này bạn nhấp vào Sự định hướng.

Bạn sẽ thấy rằng ban đầu Excel sẽ bỏ tùy chọn Sự định hướng được Chân dung nghĩa là trang xoay theo chiều dọc. Bạn bấm vào Phong cảnh để lật trang theo chiều ngang.

Sau khi thực hiện việc này, bạn chuyển chế độ xem của trang tính Excel sang chế độ Xem trước ngắt trang. Làm thế nào để chuyển đổi chế độ xem này đã được ThuThuatPhanMem đã đề cập trong phần 1 của bài viết.

Lúc này, đường giới hạn nội dung vẫn giữ nguyên kích thước, bạn cần nhấp vào đường thẳng đứng đầu tiên màu xanh lam, sau đó nhấn giữ chuột và kéo đến hết chiều rộng của dữ liệu.

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy trang đầu tiên của bản in của mình Trang 1 sẽ chứa tất cả nội dung của bảng dữ liệu Excel.

Bạn có thể xem nội dung của tờ được sắp xếp như thế nào trong một tờ giấy A4 khi in bằng cách mở chế độ in. Đi tới dải băng Tập tin và lựa chọn In. Hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.

Bạn sẽ thấy bố cục sau khi in trên khổ giấy A4 sẽ như những gì bạn thấy trong phần Xem trước chế độ in In.

2.2. Căn chỉnh các lề cho trang

Nếu bạn rời khỏi trang tính Excel của mình trong chế độ xem Bố trí trang Bạn có thể thấy dữ liệu của mình bên trong trang và cũng sẽ có lề ở cả bốn mặt.

Đôi khi bạn đặt lề trang quá rộng khiến dữ liệu của bạn không thể vừa một trang A4. Do đó, bạn cần điều chỉnh lại lề giấy cho phù hợp.

Để điều chỉnh lề giấy cho trang tính Excel, hãy đi tới ruy-băng Bố trí trang và lựa chọn Lợi nhuận trong mục Thiết lập trang.

Trong các tùy chọn Lợi nhuận Giấy này đã có sẵn các kiểu căn chỉnh giấy với các thông số hiển thị ở bên cạnh.

– đứng đầu: Khoảng cách lề trên

– Đáy: Khoảng cách lề dưới cùng

– Bên trái: Khoảng cách lề trái

– Đúng: Khoảng cách lề phải

– Tiêu đề: Khoảng cách cho tiêu đề

– Chân trang: Khoảng cách cho chân trang

Nếu bạn không muốn chọn kiểu căn chỉnh có sẵn, bạn có thể vào Lề tùy chỉnh để tạo dữ liệu căn chỉnh miễn phí tham số của riêng bạn.

Thông số đứng đầu, Tiêu đề, Bên trái, Đúng, Đáy, Chân trang có nghĩa là như ThuThuatPhanMem đã đề cập ở trên. Bạn có thể điều chỉnh thông số này tại đây với các con số cụ thể. Sau khi điều chỉnh, hãy nhấp vào VÂNG để xác nhận lại tất cả các thay đổi sở thích vừa rồi.

Đây là một phương pháp điều chỉnh lề giấy để dữ liệu Excel có thể vừa với trang in A4.

2.3. Sắp xếp điều chỉnh độ rộng cột và hàng cho phù hợp

Tất cả các phương pháp trên hầu hết là thay đổi trang để nó phù hợp với dữ liệu hiện có mà không cần phải thay đổi bố cục của dữ liệu để nó phù hợp với trang A4. Phương pháp ThuThuatPhanMem Các hướng dẫn sau đây sẽ nói về việc thay đổi bố cục của các hàng và cột trong Excel.

2.3.1. Chỉnh sửa định dạng để thu hẹp vùng dữ liệu

Để thay đổi định dạng của ô dữ liệu trong Excel, bạn cần đánh dấu tất cả các ô dữ liệu đó. Lưu ý rằng với Excel bạn không nên sử dụng Ctrl A để bôi đen tất cả các trang tính. Vì nó sẽ bôi đen tất cả các ô tham số kể cả những ô không chứa dữ liệu. Và khi bạn thay đổi định dạng, các ô tham số không có dữ liệu này sẽ nhận được một kiểu dữ liệu thay đổi định dạng.

Điều này sẽ làm cho tệp Excel của bạn nặng hơn vì bạn phải lưu trữ tham số cho nhiều ô tham số. Nó cũng có thể cồng kềnh để chạy hoặc thao tác các tệp.
Các hoạt động để thay đổi định dạng cho các ô dữ liệu Excel nằm trong dải băng Trang chủ trên thanh công cụ. Và các chức năng thay đổi định dạng để các trang dữ liệu có thể vừa với trang A4 sau đó tất cả trong Nét chữ.

Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ với các số cụ thể. Hoặc thay đổi phông chữ cũng sẽ thay đổi khu vực mà ô dữ liệu chiếm.

Bên cạnh đó, các hiệu ứng in đậm và nghiêng cũng làm tăng diện tích của ô dữ liệu lên một chút.

2.3.2. Điều chỉnh chiều rộng cột và hàng

Bạn cũng có thể điều chỉnh lại độ rộng cột và độ dài hàng để chỉnh sửa dung lượng mà dữ liệu Excel của bạn chiếm. Khi khu vực này bị thu hẹp, dữ liệu Excel có thể sẽ hoàn toàn phù hợp trên trang A4 của bạn.

Để điều chỉnh độ rộng của một cột Excel, hãy đánh dấu toàn bộ cột bằng cách di chuột đến vị trí tên của cột bên cạnh thanh thước kẻ.

Sau đó, mở ruy-băng Trang chủ ra ngoài và nhấp vào tùy chọn Định dạng trong mục Tế bào của dải băng này. Sau đó chọn dòng Chiều rộng cột để có thể điều chỉnh độ rộng của một cột dữ liệu.

Điền các thông số thích hợp để điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu bạn đã chọn.

Tương tự, chúng ta cũng có thể điều chỉnh độ dài hàng cho văn bản bằng cách đánh dấu một hàng và sau đó đi tới dải băng. Trang chủlựa chọn Định dạng trong mục Tế bào của dải băng này. Sau đó chọn dòng Chiều cao hàng để có thể điều chỉnh độ rộng của một cột dữ liệu.

Phương pháp trên là điều chỉnh độ rộng và chiều dài của các cột và hàng trong Excel theo con số cụ thể mà chúng tôi đưa ra. Bạn không có một số cụ thể để điều chỉnh cho các hàng và cột, bạn có thể chọn chia tỷ lệ các hàng và cột để vừa với dữ liệu có trong hàng / cột.

Bằng cách này, bạn có thể đánh dấu nhiều hàng và cột cùng một lúc, sau đó mở ruy-băng Trang chủ và tìm mặt hàng Tế bào bấm vào Định dạng tương tự như trên nhưng lần này thay vì hai tùy chọn Chiều cao hàng và Chiều rộng cột sau đó bạn chọn Chiều cao hàng tự động bổ sung (tự động căn chỉnh độ dài của hàng) và Chiều rộng cột AutoFit (tự động căn chỉnh chiều rộng cột).

Bằng cách này, bạn có thể căn chỉnh độ rộng các cột với độ dài hàng thích hợp mà không làm ẩn dữ liệu mà vẫn có thể tạo độ dàn trải vừa phải phù hợp với trang in A4.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của tôi ThuThuatPhanMem về cách căn chỉnh các trang Excel để vừa với khổ giấy A4 khi in ra. Hy vọng bài viết đã mang lại đầy đủ kiến ​​thức cần thiết để giải quyết vấn đề mà bạn đang gặp phải. Hãy theo dõi các bài viết khác của chúng tôi để biết thêm nhiều thủ thuật hay.

Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Excel

Nguồn : Thủ Thuật Phần mềm

Mọi sự sao chép, trích dẫn vui lòng ghi rõ nguồn: congthucexcel.com

from congthucexcel.com https://ift.tt/D58uYzymM
via Congthucexcel.com