Cách thêm ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu trong Word

Nguồn bài viết: Cách thêm ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu trong Word

Trong quá trình làm việc trên cùng một tài liệu, việc kiểm soát các thay đổi của tài liệu đôi khi trở nên khó khăn. Trong bài viết này để giúp bạn tạo thêm ghi chú và theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu trong Word, bạn có toàn quyền kiểm soát các thay đổi của tài liệu.

Thêm nhận xét trong tài liệu Word

Để thêm chú thích trong tài liệu, bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn ghi chú -> vào tab Kiểm tra lại -> Nhận xét mới:

;

Comment được tạo bên phải tài liệu -> bạn chỉ cần nhập nội dung cho comment đó:

Kết quả là bạn đã tạo ghi chú cho tài liệu, trên nhận xét hiển thị rõ người tạo, thời gian nhận xét được tạo:

Nếu muốn chỉnh sửa nội dung bình luận, bạn chỉ cần nhấp chuột vào bình luận muốn chỉnh sửa lại. Trường hợp muốn xóa comment đã tạo -> click chuột phải vào comment -> chọn Xóa nhận xét:

Theo dõi các chỉnh sửa tài liệu với Theo dõi Thay đổi

Để theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu, bạn cần kích hoạt Theo dõi các thay đổi. Đi đến thẻ Kiểm tra lại -> Theo dõi -> Theo dõi các thay đổi -> Theo dõi các thay đổi:

Sau khi kích hoạt Theo dõi các thay đổi, Khi bạn chỉnh sửa tài liệu, nội dung sẽ được đánh dấu như hình:

Vỏ hộp sau khi chỉnh sửa, kích hoạt Theo dõi thay đổi mà không hiển thị các dấu trang bạn đã nhấp vào Tất cả các điểm trong thẻ Nhận xét:

Như vậy, tất cả các chỉnh sửa trên tài liệu sẽ được đánh dấu lại, khi có xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với sửa đổi đó. Trong trường hợp bạn chỉ muốn kiểm tra các ghi chú trên tài liệu mà đồng nghiệp của bạn đã tạo như một tin nhắn cho bạn, hãy nhấp vào đây. Kiểm tra lại -> Theo dõi -> Hiển thị đánh dấu -> Bóng bay -> Chỉ Hiển thị Nhận xét và Hình thành trong Bóng bay:

Do đó, chỉ các nhận xét và chỉnh sửa trên định dạng được hiển thị:

Hoặc khi bạn nhấp vào Hiển thị bản sửa đổi trong bóng bay Tất cả các chỉnh sửa như xóa, thêm nội dung đều được hiển thị:

Vì vậy, bằng cách chọn tùy chọn này, bạn có thể kiểm soát việc chỉnh sửa các thành viên trong nhóm của mình.

Theo dõi các chỉnh sửa tài liệu bằng cách phân biệt các chỉnh sửa của từng thành viên trong nhóm

Khi bạn chỉnh sửa nội dung, để mọi người trong nhóm biết nội dung đó do bạn chỉnh sửa, bạn nên đổi tên hiển thị trong phần chỉnh sửa tài liệu.

Đi đến thẻ Kiểm tra lại -> Traking -> nhấp vào mũi tên trong Theo dõi:

Hộp thoại hiện ra, bấm vào Thay đổi tên người dùng…

Hộp thoại Tùy chọn Word xuất hiện nhập tên để thay đổi tên tài khoản -> bấm VÂNG Xác nhận:

Vì vậy, tên của bạn được hiển thị rõ ràng khi bạn soạn thảo tài liệu, mỗi tài khoản soạn thảo trên tài liệu được Word phân biệt bằng các màu khác nhau cho tên người dùng. Ví dụ, trong tài liệu này, có 3 tài khoản đã chỉnh sửa tài liệu với 3 màu khác nhau:

Chỉnh sửa theo dõi để theo dõi tài liệu

Nội dung đã chỉnh sửa được đánh dấu theo dõi Thay đổi với màu sắc mặc định, nếu bạn muốn tự thiết lập màu sắc và định dạng theo ý mình, thuận tiện cho việc theo dõi chỉnh sửa tài liệu, bạn thực hiện như sau:

Đi đến thẻ Kiểm tra lại -> Traking -> nhấp vào mũi tên trong Theo dõi:

Hộp thoại hiện ra, bấm vào Tùy chọn nâng cao:

Các tùy chọn thay đổi theo dõi nâng cao xuất hiện, nơi bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và định dạng của các chỉnh sửa theo ý thích của mình:

– Mục Đánh dấu: Nội dung đã chỉnh sửa sẽ bị xóa, được thêm…

– Mục Di chuyển: Đã di chuyển nội dung.

– Mục Định dạng: Chỉnh sửa định dạng văn bản.

Sau khi chỉnh sửa, bấm OK:

Vì vậy, với việc tạo ghi chú của riêng bạn, hãy sử dụng Theo dõi các thay đổi, Phân biệt việc chỉnh sửa tài liệu của từng thành viên, tạo định dạng Track riêng trong tài liệu sẽ giúp bạn theo dõi việc chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng. Chúc may mắn!

Những bài viết liên quan : Thủ Thuật Word

Nguồn : Thủ Thuật Phần mềm

Mọi sự sao chép, trích dẫn vui lòng ghi rõ nguồn: congthucexcel.com

from congthucexcel.com https://ift.tt/BuLZjyeU2
via Congthucexcel.com